Положення про обробку персональних даних

Зміст

Загальні положення та сфера застосування.
Склад, зміст та джерела збирання персональних даних.
Мета, підстави та строки обробки персональних даних.
Місцезнаходження персональних даних.
Доступ до персональних даних.
Передача персональних даних третім особам.
Заходи захисту персональних даних.
Права Покупців як суб’єкта персональних даних.
Порядок роботи з запитами Покупця та третіх осіб щодо доступу до персональних даних.
Видалення персональних даних Покупця.
Відкликання згоди на обробку персональних даних.
Персональні дані одержувачів замовлення.
Внесення змін до Положення.

1. Загальні положення та сфера застосування

Фізична особа-підприємець Головащенко Володимир Петрович, ІПН:3145519173, (надалі – "Підприємець"), місцезнаходження офісу: Україна, Київська область, м. Буча, вул. Катерини Білокур, буд. 2Б, офіс «IQteplo», обробляє персональні дані фізичних осіб, які здійснюють купівлю та/або замовлення товарів та/або послуг, та/або робіт для себе, одержувачів замовлення, а також відвідувачів Сайту (надалі –"Покупці, Користувачі") відповідно до цього Положення про обробку і захист персональних даних користувачів (покупців) Сайту (надалі – "Положення").

Підприємець є володільцем персональних даних Покупців.

Персональні дані у цьому Положенні означають відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Обробка Підприємцем персональних даних Покупців включає, але не обмежується, наступні дії: збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.

Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, наведених у Законі України «Про захист персональних даних».

Здійснюючи реєстрацію на Сайті та починаючи використання Сайтом, або оформлюючи замовлення без попередньої реєстрації, Покупець надає дозвіл та добровільну однозначну згоду на обробку його персональних даних на умовах та в порядку, що викладені у цьому Положенні, а також підтверджує, що уважно ознайомився та повністю зрозумів це Положення.

На Сайті можуть бути посилання на інші веб-сайти (виключно в інформаційних цілях). При переході за посиланнями на інші веб-сайти дія цього Положення на такі веб-сайти не поширюватиметься. У зв'язку з чим, Підприємець рекомендує ознайомлюватися з політикою в сфері конфіденційності та персональних даних кожного такого веб-сайту перед тим, як передавати персональні дані, за якими Покупець можете бути ідентифікований.

На Сайті можуть створюватись окремі кабінети користувача, в тому числі для зручності авторизації та формування замовлень, швидкості оформлення замовлень та оплати товарів.

2. Склад, зміст та джерела збирання персональних даних

Підприємець може обробляти наступні персональні дані Покупців та одержувачів замовлення: ім’я, прізвище, по батькові, номер телефону, адреса електронної пошти, мова спілкування, адреса доставки, інформація щодо паспортних даних, ідентифікаційного коду.

Даний перелік персональних даних не є виключним та обов’язковим, та залежить від потреб та бажань самого Покупця та від тих операцій, які він виконує на Сайті.

Товариство збирає більшість персональних даних безпосередньо від Покупців, коли Покупці надають персональні дані при користуванні (реєстрації) Сайтом, або при проходженні опитування (шляхом заповнення анкети або в інший спосіб), або при усній комунікації Покупця і адміністрації Сайту. Однак, Підприємець також може збирати персональні дані Покупців від третіх осіб – через он-лайн платформи (наприклад, через обліковий запис Facebook, Google, AppleID).

Під персональними даними також розуміється інша інформація, отримана Сайтом на законних підставах від третіх осіб та/або доступна з облікових записів Покупця у соціальних мережах – у випадку реєстрації на Сайті за допомогою служб автентифікації соціальних мереж. У такому випадку Покупець надає свою згоду на обробку інформації, що доступна із відповідних облікових записів у соціальних мережах.

Покупці несуть відповідальність за всю інформацію, що розміщується ними в загальнодоступних облікових записах. Покупці усвідомлюють усі ризики, пов'язані з оприлюдненням ними адреси або інформації про точне місце свого розташування. Якщо Покупець вирішив увійти на Сайт, використовуючи службу автентифікації третьої особи, наприклад, інформацію з соціальної мережи Facebook, Підприємець може отримати додаткову інформацію, доступ до якої надано такою третьою особою.

Підприємець не здійснює обробку спеціальної категорії персональних даних (т.з. «чутливі дані»), які стосуються расового або етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних. Інформація, яка характеризує фізіологічні особливості Покупців, на основі яких можна встановити їх особистість, не обробляються також.

3. Мета, підстави та строки обробки персональних даних

Підприємець обробляє персональні дані Покупців, зокрема, з наступною метою:

забезпечення реалізації цивільних, податкових відносин;
здійснення покладених на Підприємця функцій, повноважень та обов’язків у відповідності до чинного законодавства України;
ідентифікація Покупця як Користувача Сайту;
надання послуг Покупцям з купівлі та замовлення товарів та/або робіт, та/або послуг на Сайті;
створення і реалізація бонусних програм, програм лояльності;
покращення якості товарів/надання послуг/виконання робіт;
формування рейтингів товарів та пропозицій Сайтом, аналізу активності Покупців, здійснення пошуку по ключовим словам, управління трафіком на Сайті, аналіз і прогнозування уподобань, інтересів Покупців для формування найбільш релевантних та вигідних персональних пропозицій або акційних пропозицій;
проведення аналітичної активності;
захист законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані;
направлення інформаційних та маркетингових розсилок (комерційних пропозицій, новин, повідомлень про акції, програми лояльності, бонусні програми, промокоди, знижки, персональні рекомендації, персональні знижки та пропозиції), які містять інформацію щодо запропонованих на Сайті товарів та/або робіт, та/або послуг, та/або направлення повідомлень щодо функціонування Сайту, поштою, електронною поштою, за номером телефону (Viber, SMS, тощо), а також шляхом надсилання інформаційних повідомлень та оповіщень за допомогою Онлайн-платформи "iQteplo".

Покупець може у будь-який момент відмовитися від отримання інформаційних та маркетингових розсилок – шляхом направлення повідомлення на електронну адресу Сайту із поміткою в темі листа "Персональні дані".

Товариство обробляє персональні дані Покупців на наступних підставах:

укладення та виконання договору між Товариством та Покупцем чи для здійснення заходів, що передують укладенню договору;
необхідність виконання обов'язку Товариства, який передбачений законом;
необхідність захисту законних інтересів Товариства;
(однозначна) згода Покупця на обробку його персональних даних як це передбачено у цьому Положенні, в межах, в якій така згода вимагається чинним законодавством України.

Персональні дані Покупців можуть оброблятися виключно за наявності принаймні однієї з підстав, зазначених вище.

Строки обробки персональних даних Покупців. Персональні дані Покупців зберігаються не довше, ніж це необхідно для досягнення мети їх обробки, визначеної вище, якщо інше не передбачено законодавством у сфері архівної справи та діловодства.

4. Місцезнаходження персональних даних

Персональні дані Покупців знаходяться в Україні.

5. Доступ до персональних даних

Наступні особи (і виключно у випадку службової необхідності) можуть отримати доступ до персональних даних Покупців:

персонал Підприємця – працівники Підприємця або субпідрядники Підприємця, які мають працювати з такими даними для виконання своїх трудових, функціональних обов’язків, а також в межах цивільно-правових угод на надання послуг/виконання певних робіт;
державні, регуляторні та правоохоронні органи, якщо це потрібно з метою, визначеною вище, і якщо це передбачено законом, або якщо Підприємець зобов’язаний виконати встановлений законодавством обов'язок чи захистити свої законні інтереси.

6. Передача персональних даних третім особам

Підприємець може передавати персональні дані третім особам, у тому числі іноземним суб'єктам відносин, пов'язаним із персональними даними, зокрема, пов'язаним особам Підприємця з метою обробки персональних даних, визначеною цим Положенням. Наприклад, дані можуть передаватися партнерам та контрагентам Підприємця, які надають йому послуги для забезпечення ведення Підприємцем господарської діяльності. При цьому Підприємець докладає необхідних і розумних зусиль для забезпечення захисту персональних даних, які передаються, у тому числі шляхом укладення відповідних договорів. У такому разі Покупець надає однозначну згоду на передачу його персональних даних будь-якій третій особі з метою обробки персональних даних згідно з цим Положенням за межі України до країн, які не визнані такими, що забезпечують належний захист персональних даних. Жодна передача персональних даних не потребуватиме окремої згоди Покупця або надання Покупцю окремого повідомлення.

7. Заходи захисту персональних даних

Підприємець вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних Покупців на всіх етапах їх обробки, у тому числі за допомогою організаційних та технічних заходів.

Організаційні заходи, вжиті Підприємцем, охоплюють:

i. Контроль доступу до персональних даних Покупців працівників/уповноважених осіб Підприємця:

Підприємець веде облік працівників/уповноважених осіб, які мають доступ до персональних даних Покупців.
Працівники/уповноважені особи, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.
Підприємцем вживаються заходи для унеможливлення доступу до персональних даних Покупців сторонніми особами.
При здійсненні обробки персональних даних за допомогою програмного продукту та/або автоматизованої системи такий продукт та/або система автоматично фіксує вказану інформацію. У випадку здійснення відповідних операцій із персональними даними у паперовому вигляді їх облік здійснюється шляхом обліку дій та операцій (наприклад, стосовно кадрових питань, господарських операцій тощо), в рамках яких здійснюється відповідна обробка персональних даних, шляхом оформлення документів, які зазвичай оформлюються у Підприємця у зв'язку з такими діями та операціями.
Відповідна інформація зберігається Підприємцем упродовж одного року з моменту закінчення року, в якому було здійснено зазначені операції, якщо інше не передбачено законодавством України.

Підприємцем розроблений план дій на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій.

Підприємець регулярно організовує навчання працівників та субпідрядників, залучених до процесів обробки персональних даних, для підвищення обізнаності щодо міжнародно-правових стандартів та положень національного законодавства у сфері захисту персональних даних, ефективного виконання і дотримання внутрішніх правил Підприємця щодо збирання, зберігання, використання чи здійснення інших дій, що становлять обробку персональних даних.

8. Права Покупців як суб’єкта персональних даних

Відповідно до статті 8 Закону України "Про захист персональних даних" Покупець має право:

знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
на доступ до своїх персональних даних;
отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані, а також отримувати зміст його персональних даних;
пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (надалі – "Уповноважений") або до суду;
застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
відкликати згоду на обробку персональних даних;
знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

9. Порядок роботи з запитами Покупця та третіх осіб щодо доступу до персональних даних

Покупець має право на одержання будь-яких відомостей про себе у Підприємця. Доступ Покупця до даних про себе здійснюється безоплатно.

Покупець подає запит щодо доступу (далі – "Запит") до персональних даних. У Запиті зазначаються:

прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу Покупця;
прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться Запит;
відомості про персональні дані, стосовно яких подається Запит, чи відомості про володільця чи розпорядника персональних даних;
перелік персональних даних, що запитуються;
мета та/або правові підстави Запиту.

Строк вивчення Запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку Підприємець доводить до відома Покупця, що Запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом 30 календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Видалення персональних даних Покупця

Видалення персональних даних Покупця може здійснюватись за бажанням Покупця через здійснення ним наступних дій:

подання письмового запиту з проханням видалити персональні дані на електронну пошту з поміткою в темі листа "Персональні дані";
вчинення дій із видалення даних Покупця із особистого кабінету Покупця (в разі створення такого на Сайті).
Окрім випадків, передбачених вище, персональні дані Покупця також підлягають видаленню у разі:
видання відповідного припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб секретаріату Уповноваженого;
набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

У випадку, коли Покупець здійснює дії із самостійного видалення Персональних даних із особистого кабінету Покупця, знищення персональних даних Покупця із інформаційних систем Підприємця здійснюється автоматично.

Знищення персональних даних Покупця здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних, а також ідентифікацію Покупця.

За наявності запитань щодо підстав, умов, процедур зміни чи видалення персональних даних Покупців просимо контактувати на електронну адресу Сайту із поміткою в темі листа "Персональні дані".

11. Відкликання згоди на обробку персональних даних

Покупець в будь-який момент може відкликати згоду на обробку персональних даних шляхом направлення запиту на електронну адресу Сайту з поміткою в темі листа "Персональні дані". У цьому разі Підприємцем здійснюється розгляд такого запиту про видалення персональних даних та видалення персональних даних Покупця з інформаційних систем Підприємця.

Відкликання згоди Покупця на обробку його персональних даних не впливатиме на обробку персональних даних, яка здійснювалася до такого відкликання, та не перешкоджатиме обробці персональних даних на інших законних підставах.

12. Персональні дані одержувачів замовлення

Інформування суб'єктів персональних даних про обробку їх персональних даних є важливим для Підприємця. Підприємець пов'язаний цим зобов'язанням, навіть якщо персональні дані отримані не від суб'єкта персональних даних, а саме якщо персональні дані отримані від Покупця про одержувача замовлення. У деяких випадках Підприємець не має достатньої інформації про одержувача замовлення (у тому числі відсутність контактних даних), тому Підприємець не може безпосередньо зв'язатися з одержувачем замовлення та/або поінформувати його одразу після того, як Підприємець отримає дані про нього від Покупця.

У тих випадках, коли Покупець не є самим суб'єктом персональних даних, Підприємець пропонує і рекомендує Покупцю повідомити одержувача замовлення про існування цього Положення. Покупець зобов'язаний заздалегідь поділитися посиланням на це Положення із одержувачем замовлення, і цим Покупець підтверджуєте, що зробив це і отримав однозначну згоду на обробку персональних даних відповідно до цього Положення, від одержувача замовлення і що надасть таку згоду на запит Товариства.

13. Внесення змін до Положення

Підприємець може час від часу в односторонньому порядку оновлювати це Положення. Підприємець буде повідомляти Покупців про внесення будь-яких суттєвих доповнень або змін до цього Положення. Якщо Покупець не погоджується з будь-якими такими суттєвими доповненнями або змінами, що можуть бути внесені у майбутньому, він не повинен використовувати Сайт. Підприємець також може вносити інші зміни до цього Положення без попереднього повідомлення Покупця, тому Товариство рекомендує регулярно перевіряти це Положення.

Нова редакція Положення вступає в силу з моменту його розміщення на Сайті, якщо інше не передбачено новою редакцією Положення.